Egal ob Sie eine Hochschule, eine Forschungseinrichtung, ein Unternehmen oder eine andere Organisation sind: fast immer haben sie unterschiedliche Bereiche mit jeweils spezifischen Prozessen. Selbst wenn die einzelnen Prozesse nicht sonderlich komplex sind: die reibungslose und zuverlässige Abwicklung der Prozesse ist trotzdem eine große Herausforderung.
Dies sind nur einige Aspekte, die bei einer Prozessabwicklung beachtet werden müssen. Selbst bei einfachen Prozessen kann es schnell passieren, dass einzelne Arbeitschritte vergessen oder erforderliche Informationen nicht an beteiligte Personen weitergeleitet werden.
Die meisten Prozesse werden durch mehrere Personen, häufig in unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen bearbeitet. Aufgrund von Krankheitsausfällen, Umstrukturierungen, Kündigungen, etc. gibt es immer wieder wechselnde Zuständigkeiten bei der Bearbeitung von Vorgängen. Insbesondere bei der Übergabe von Vorgängen zwischen den bearbeitenden Personen können viele Fehler auftreten.
Viele Vorgänge können nicht in einem Arbeitsgang abgearbeitet werden. Es muss auf Zuarbeiten gewartet oder Entscheidungen getroffen werden, bevor ein Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann. Es ist nicht leicht, immer den Überblick über die laufenden Vorgänge zu behalten. Bei hoher Arbeitslast kann es schnell passieren, dass Vorgänge unnötig lange liegen bleiben oder sogar ganz vergessen werden.
Schon das Führen einer vollständigen Liste mit allen laufenden Vorgängen mit ihrem aktuellen Bearbeitungsstand ist ohne ein zentrales Ticket-System kaum möglich. Eine zusätzliche Komplexität entsteht daraus, dass Vorgänge oft miteinander verknüpft sind und nur dann weiter bearbeitet oder abgeschlossen werden können, wenn andere Vorgänge abgeschlossen wurden. Beispielsweise muss bei einer Einstellung sichergestellt werden, ein Arbeitplatz eingerichtet, der Dienstausweis erstellt, die IT bereitgestellt und viele andere Vorbereitungen getroffen werden.
Selbst bei kleinen Organisationen und Unternehmen kommen durch solche Vorgänge mit mehreren Teilarbeitsvorgängen sehr viele Arbeitsaufgaben zusammen, die von unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet werden müssen. Ohne eine entsprechende IT-Unterstützung ist es praktisch nicht möglich den Überblick zu behalten, die verschiedenen Arbeiten zu koordinieren und in Zeiten hoher Arbeitsbelastung die richtigen Priotitäten zu setzen.
Bei vielen Vorgängen sind zahlreiche Personen von unterschiedlichen Abteilungen involviert. Nicht nur für die Person, die den Prozess angestoßen hat, sondern auch für die Mitarbeiter/innen, die für einzelne Arbeitsschitte zuständig sind, ist es wichtig, stets informiert zu werden, wenn Teilaufgaben abgeschlossen oder Zuarbeiten erforderlich sind. Ohne eine automatische Benachrichtung müssen im Verlaufe eines komplexen Vorgangs viele Emails verschickt und Telefonate geführt werden, um alle Beteiligten entsprechend einzubinden. In vielen Fällen unterbleibt eine solche Kommunikation aufgrund des damit verbundenen Aufwands. Das ist jedoch nicht nur für die betroffenen Personen häufig unerfreulich, sondern kann auch dazu führen, dass die Bearbeitung von Vorgängen sich in die Länge zieht und immer wieder mal längere Zeit unbearbeitet liegen bleibt.
Eine wichtige Grundlage für die strategische Entwicklung Ihrer Einrichtung ist es, Bereiche mit hoher Arbeitslast frühzeitig erkennen zu können und entsprechende personelle Maßnahmen einzuleiten. Solche Maßnahmen setzen voraus, dass die konkrete Arbeitslast für einzelne Arbeitsbereiche belastbar bestimmt werden kann. Ohne eine Vorgangserfassung, die im operativen Betrieb integriert ist, ist eine objektive Einschätzung der Arbeitslasten kaum möglich. Maßnahmen zur organisatorischen Entwicklung unterliegen in solchen Fälle oft sehr subjektiven Einschätzungen, die nicht selten an den übergreifenden Bedarfen der Einrichtungen oder des Unternehmens vorbeigehen.
Für viele Mitarbeiter/innen ist es ein gutes Gefühl, wenn sie ihre Aufgaben schnell und erfolgreich abschließen können. Das Ticket und Process Management (TPM) erleichtert die Koordination der Arbeiten, stellt die notwendigen Informationen im erforderlichen Umfang zur Verfügung und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur schnellen und benutzerfreundlichen Bearbeitung Ihrer Arbeitsvorgänge.
Im Gegensatz zu anderen Ticketsystem kann das Ticket and Process Management in allen Aspekten an Ihre Organisation und die Arten der Arbeitsvorgänge angepasst werden. Die Darstellung, die Funktionen und viele Aspekte mehr können für jede Vorgangsart auch ohne Programmierkenntnisse angepasst werden.
Das Ticket and Process Management ist von Anfang an darauf ausgelegt worden, sich an die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche und Anforderungen anzupassen:
Von einfachen Aufgabenlisten bis zu sehr spezifischen Prozessmanagementsystemen: Das Ticket and Process Management wurde darauf ausgelegt, dass es vollständig an stark variierende Anforderungen angepasst werden kann. Durch seine flexible Anpassbarkeit kann es Ihre IT-Lücken schließen und helfen, auch bei großer Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten.
Es werden alle Funktionen von gängigen Ticketsystemen umgesetzt
Gerade in Zeiten zunehmender Arbeitslast ist es von zentraler Bedeutung, den Überblick über alle Vorgänge zu behalten und die systematische Bearbeitung zu unterstützen. Mit dem TPM haben Sie ein Werkzeug, dass flexibel sowohl an Ihre Anwendungsbereiche als auch Ihre Nutzer angepasst werden kann.
Mit unseren Produkten können Sie nicht nur die Zusammenarbeit und die reibungslose Abwicklung Ihrer Prozess fördern, sondern auch viele andere Bereiche Ihrer Einrichtung unterstützen. Gerne beraten wir Sie persönlich!