FAQ

Genau genommen bezieht sich die Bezeichnung DSGVO-konform auf Organisationen oder Organisationseinheiten, nicht auf Software. Voraussetzung hierfür sind unter anderem das Erstellen von Verarbeitungsverzeichnissen, das Abschließen von Regelungen für die Auftragsdatenverarbeitung, die Durchführung von Datenschutz- und Risikofolgeabeschätzungen sowie die Einhaltung von allen Regelungen des Datenschutzes.

Software-Systeme müssen jedoch wesentliche Voraussetzungen mitbringen, damit der Betrieb der Software den Vorgaben der DSGVO entspricht. Hierzu gehören unter anderem ein detailliertes Rechtemanagement zur Wahrung der Vorgaben des Datenschutzes sowie die Umsetzung von Löschstrategien.

Insbesondere die Umsetzung von Löschstrategien wird von vielen Software-Systemen bisher nicht unterstützt.

Unsere Software-Produkte ermöglichen die Umsetzung von beliebigen statischen und dynamischen Rechtemodellen, die zur Wahrung jeglicher Datenschutzvorgaben erforderlich sind. Ebenso sind in der Software Wartungsfunktionen integriert, mit denen das Löschen und Anonymisieren von Daten problemlos umgesetzt werden kann.

Natürlich müssen Löschstratgien sehr gut konzipiert und entsprechend in den Produkten konfiguriert werden, um keine Inkonsistenzen im Datenbestand zu schaffen. Dies ist nicht nur eine technische, sondern auch organisatorische Fragestellung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Spezifikation und Umsetzung der Löschstrategien, damit Sie auch in Zukunft Ihre IT-System sorglos betreiben können.

Derzeit gibt es über 4000 registrierte User in den produktiven IT-Systemen der CoSerivces GmbH. Davon sind ca. 1500 aktive regelmäßige User.

Der Schulungsbedarf für die Produkte der CoServices GmbH ist vergleichsweise gering, weil die Benutzeroberflächen in der Regel individuell auf die Nutzer angepasst werden. Dadurch wird die Komplexität der Anwendungen und somit der Schulungsbedarf auf das notwendige Maß reduziert.

Für alle unsere IT-Lösungen bieten wir Schulungs- und Unterstützungskonzepte an, die individuell auf die Anforderungen Ihrer Nutzer ausgerichtet sind. Für sporadische Nutzer bieten wir Online-Hilfen an. Für zentrale Nutzer bieten wir Intensivschulungen an, bei denen detaillierte Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Mit unseren Schulungen können Sie den Support für Ihre Nutzer auch schnell eigenständig übernehmen. In Ergänzung dazu bieten wir auch IT- und Endkundensupport an für ausgewählte Anwendungsbereiche an. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen hierzu zur Verfügung.

Unsere Software-Projekte sind weitgehend plattformunabhängig. Windows und beliebige Linux-Distributionen unterstützen wir genauso wie nahezu alle relationale Datenbanksysteme (z.B. Oracle, MS-SQL, MySQL, etc.). Die Web-Anwendung läuft üblicherweise in Apache Tomcat. Doch auch Java-Servlet-Container können verwendet werden.

Die Produkte der CoServices GmbH sind seit über 10 Jahren im Produktivbetrieb. Module wie das "Campus and Course Management" sowie das "Research and Doctorate Management" sind seit 8 Jahren produktiv in einer der größten Hochschulen von Deutschland im Betrieb.
Die Anwendungen waren in dieser Zeit an 365 Tagen im Jahr im Betrieb und stellen eine wichtige Grundlage für zahlreiche administrative Prozesse dar, die täglich im Einsatz ist.

Die Betriebskosten für die CoServices Software-Produkte sind vergleichsweise gering, weil sowohl die Anforderungen an die Hardware gering sind als auch eine Betreuung durch IT-Personel nur im geringen Umfang erforderlich ist.

Als Hardware reicht ein gängiger Server. Besondere Anforderungen an Arbeitsspeicher, CPU oder Plattenplatz sind nicht erforderlich. Auch die Datenbank unterliegt in der Regel keiner großen Last.

Dementsprechend sind auch die personellen Kosten für die technische Betreuung des Systems sehr gering. Für die Anwendungsbetreuung bieten wir Ihnen auch Support-Dienstleistungen an, damit auch in diesem Bereich keine oder nur geringe Personalkosten anfallen.

Die Dauer eines Software-Einführungsprojektes ist abhängig von zahlreichen Faktoren:

• Welche Daten sollen aus existierenden IT-Systemen übernommen werden?
• Welche Schnittstellen gibt es und wie komplex sind sie?
• Wie viele Prozesse sollten durch die Anwendungen abgebildet werden? Wie komplex sind die Prozesse und wie umfangreich sind die Daten, die zur Abwicklung der Prozesse abgebildet werden?
• etc.

Das sind nur einige der Fragestellungen, die maßgeblichen Einfluss auf den Einführungszeitraum haben. Unabhängig davon dauert das Aufsetzen der Anwendung nur wenige Stunden. Grundsätzlich sind die folgenden Arbeiten durchzuführen:

• Tomcat aufsetzen (Dauer: wenige Minuten)
• Web-Anwendung als WAR-Datei installieren, Tomcat starten und Web-Anwendung öffnen (Dauer: wenige Minuten)
• Datenbankanbindung konfigurieren (Dauer: wenige Minuten)
• Grundlegende Konfiguration des Systems und ersten Dateneingaben (Dauer: je nach Komplexität wenige Stunden bis einige Tage)

Die grundlegende Konfiguration umfasst beispielsweise das Anlegen der ersten Rechterollen und Nutzer, die Eingabe der wesentlichen Organisationsstrukturen und je nach Anwendung (CCM, RDM oder TPM) die Basiskonfigurationen. Sind diese grundlegenden Eingaben erfolgt, ist der Einsatz der Anwendungen bei einer iterativen Einführung schon nach wenigen Tagen möglich.

Für Anwendungen wie das Campus and Course Management müssen vor einer produktiven Inbetriebnahme in der Regel umfangreiche Stammdaten angelegt werden. Da sind beispielsweise die Studiengangdaten, Lehrkraftdaten, vertragliche Regelungen und ähnliches. Der Umfang solcher Datenübernahmen oder die Anbindung von führenden Fremdsystemen entscheiden dann, wir schnell der produktive Einsatz möglich ist.

Unser Anspruch ist es, dass sich unsere Software in allen Aspekten an Ihre Anforderungen anpassen läßt. Das betrifft die Benutzeroberflächen genauso wie alle Aspekte der Fachdomäne und alle Funktionen innerhalb der Anwendungen.

Aufgrund des modularen Designs unserer Software-Systeme können einzelne Aspekte selektiv in ihren individuellen Funktionsmodulen geändert werden, ohne dass sich dies auf andere Funktionsbausteine auswirkt. Auf diese Weise können wir alle Ihre Anforderungen abbilden, ohne dass sich das auf den Rest der Anwendung auswirkt.

Auf diese Weise lassen sich Ihre inviduelle Anforderungen mit geringem Aufwand und in kurzer Entwicklungszeit umsetzen. Gerne stehen wir für Ihre Rückfragen zu ihrem inviduellen IT-System zur Verfügung.

Wir haben von vielen unseren Nutzern sehr positive Rückmeldungen bekommen. Das ist nicht immer naheliegend bei administrativen IT-Systemen.

Unsere Software-Produkte bilden zum Teil komplexe Arbeitsprozesse ab. Solche komplexen Arbeitsprozess zeichnen sich häufig durch zahlreiche Regelungen aus, die beachtet werden müssen sowie einer Arbeitsteilung, bei der jede/r Mitarbeiter/in nur einzelne Teilschritte bearbeitet. Das Verständnis der komplexen Zusammenhänge ist da häufig nur schwer möglich. Insbesondere bei Vorgängen, die von der üblichen Praxis abweichen, können den Nutzern notwendige Kenntnisse fehlen, um den Vorgang erfolgreich abzuschließen.

Unser Ansatz ist es, die Benutzeroberfläche mit ihren Funktionen an die individuellen Arbeitsbereiche anzupassen, um die Komplexität so weit wie möglich zu verbergen. Das erleichtert den Nutzern nicht nur die Arbeit, sondern vermeidet auch die Überforderung durch zu viele Informationen.

Dieser Ansatz hat sich in den vergangenen Jahren sehr bewährt. Schon häufig haben uns Nutzer berichtet, dass es richtig Spaß macht, mit unserer Software zu arbeiten. Solch positive Rückmeldungen sind nicht nur Bestätigung unseres Ansatzes, sondern auch Ansporn, weiterhin die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund zu stellen und stets weiterzuentwickeln.